Raccogli i candidati da passaggi ripetuti.
Chiedete dove le persone reinseriscono le stesse informazioni, guardano una casella di posta, rinominano documenti, preparano una prima bozza standard o inseguono un'approvazione prevedibile. Cattura il trigger, la frequenza, lo sforzo medio, i sistemi coinvolti e il risultato tipico.
Includere le persone che svolgono il lavoro. Un'attività che appare semplice dal punto di vista gestionale può contenere giudizi, contesto relazionale o gestione informale delle eccezioni che non sono scritti.
Punteggio dell'idoneità prima del risparmio stimato.
Utilizzate un breve confronto anziché scegliere l'attività con il costo principale maggiore. La qualità delle prove è importante: misurare un periodo campione o rivedere casi recenti invece di fare affidamento solo sulla memoria.
- La frequenza e lo sforzo manuale sono sufficientemente elevati da poter essere osservati.
- Gli input sono disponibili e ragionevolmente coerenti.
- L'output corretto può essere esaminato in base a criteri chiari.
- Le eccezioni sono identificabili e possono raggiungere una persona responsabile.
- Il proprietario del processo ha tempo per testare e approvare le modifiche.
Evita un primo pilota con conseguenze nascoste.
Rimandate le attività che coinvolgono decisioni irreversibili, dati sensibili, autorizzazioni poco chiare o molte integrazioni non supportate fino a quando i controlli operativi non saranno maturi. I messaggi rivolti ai clienti e le azioni finanziarie necessitano di regole di approvazione e recupero particolarmente chiare.
Una fase di preparazione interna a basso rischio può comunque essere preziosa. La redazione, la classificazione o l'estrazione strutturata possono ridurre lo sforzo lasciando la decisione responsabile a una persona.
Scrivete un brief pilota di una pagina.
Dichiarare il processo attuale, i casi inclusi, i casi esclusi, i dati campione, la revisione umana, le misure di successo e le condizioni di arresto. Nominate il proprietario e gli utenti che forniranno feedback. Registrate ciò che rimane manuale.
La valutazione gratuita può trasformare questo materiale in un progetto prototipo delimitato. L'accesso alla produzione, le integrazioni e l'elaborazione in tempo reale vengono definiti separatamente dopo che il team ha esaminato la fattibilità e le prove necessarie per un progetto pilota.
Domande prima di iniziare
Domande prima di iniziare
Dovremmo automatizzare l’attività che richiede più tempo?
Non automaticamente. L'impegno elevato è importante, ma input instabili, casi rari o conseguenze gravi possono rendere un compito un primo pilota inadeguato. Bilanciare il valore con testabilità e controllo.
Quanti processi dovrebbe includere il primo progetto pilota?
Di solito un viaggio limitato. È possibile includere più passaggi strettamente correlati quando condividono lo stesso trigger, proprietario e criteri di accettazione.
Cosa succede se il nostro processo non è documentato?
Utilizzate esempi recenti per mapparlo. La mappatura può rivelare una regola, una forma o un cambiamento di responsabilità più semplice che dovrebbe avvenire prima dell’automazione.