Sammeln Sie Kandidaten aus wiederholten Übergaben.
Fragen Sie, wo Personen dieselben Informationen erneut eingeben, einen Posteingang überwachen, Dokumente umbenennen, einen ersten Standardentwurf vorbereiten oder einer vorhersehbaren Genehmigung nachjagen. Erfassen Sie den Auslöser, die Häufigkeit, den durchschnittlichen Aufwand, die beteiligten Systeme und die typische Ausgabe.
Beziehen Sie die Menschen mit ein, die die Arbeit erledigen. Eine Aufgabe, die aus Sicht des Managements einfach erscheint, kann Beurteilungen, Beziehungskontexte oder informelle Ausnahmebehandlungen enthalten, die nicht niedergeschrieben sind.
Bewerten Sie die Eignung vor den geschätzten Einsparungen.
Nutzen Sie einen kurzen Vergleich, anstatt die Aufgabe mit den höchsten Gesamtkosten auszuwählen. Die Qualität der Beweise ist wichtig: Messen Sie einen Stichprobenzeitraum oder überprüfen Sie aktuelle Fälle, anstatt sich nur auf das Gedächtnis zu verlassen.
- Häufigkeit und manueller Aufwand sind hoch genug, um beobachtet zu werden.
- Die Eingaben sind verfügbar und einigermassen konsistent.
- Die korrekte Ausgabe kann anhand klarer Kriterien überprüft werden.
- Ausnahmen sind erkennbar und können von einer verantwortlichen Person erreicht werden.
- Ein Prozessverantwortlicher hat Zeit, Änderungen zu testen und zu genehmigen.
Vermeiden Sie einen ersten Piloten mit versteckten Konsequenzen.
Verzögern Sie Aufgaben mit unumkehrbaren Entscheidungen, sensiblen Daten, unklaren Berechtigungen oder vielen nicht unterstützten Integrationen, bis die Betriebskontrollen ausgereift sind. Kundenbezogene Nachrichten und finanzielle Massnahmen erfordern besonders klare Genehmigungs- und Wiederherstellungsregeln.
Ein risikoarmer interner Vorbereitungsschritt kann dennoch wertvoll sein. Entwurf, Klassifizierung oder strukturierte Extraktion können den Aufwand reduzieren, während die verantwortliche Entscheidung einer Person überlassen wird.
Schreiben Sie ein einseitiges Pilotbriefing.
Geben Sie den aktuellen Prozess, eingeschlossene Fälle, ausgeschlossene Fälle, Beispieldaten, menschliche Überprüfung, Erfolgsmassstäbe und Stoppbedingungen an. Nennen Sie den Eigentümer und die Benutzer, die Feedback geben werden. Notieren Sie, was manuell bleibt.
Die kostenlose Bewertung kann dieses Material in einen begrenzten Prototypenplan umwandeln. Produktionszugriff, Integrationen und Live-Verarbeitung werden separat festgelegt, nachdem das Team die Machbarkeit und die für ein Pilotprojekt erforderlichen Nachweise überprüft hat.
Fragen, bevor Sie beginnen
Fragen, bevor Sie beginnen
Sollten wir die Aufgabe automatisieren, die am meisten Zeit in Anspruch nimmt?
Nicht automatisch. Ein hoher Aufwand ist wichtig, aber instabile Eingaben, seltene Fälle oder schwerwiegende Folgen können dazu führen, dass eine Aufgabe für den ersten Piloten schlecht wird. Bringen Sie Wert mit Testbarkeit und Kontrolle in Einklang.
Wie viele Prozesse sollte der erste Pilot umfassen?
Normalerweise eine begrenzte Reise. Es können mehrere eng miteinander verbundene Schritte einbezogen werden, wenn sie denselben Auslöser, denselben Besitzer und dieselben Akzeptanzkriterien haben.
Was passiert, wenn unser Prozess nicht dokumentiert ist?
Verwenden Sie aktuelle Beispiele, um es abzubilden. Die Zuordnung kann eine einfachere Regel-, Formular- oder Verantwortungsänderung aufdecken, die vor der Automatisierung erfolgen sollte.